Danh mục : TRẢI NGHIỆM

Google Hangouts Meet – Phần mềm họp trực tuyến giúp đơn giản hóa các cuộc họp

Giải pháp họp trực tuyến qua các công cụ như Google Hangouts Meet ngày càng trở thành xu hướng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn, đặc biệt là ở thời điểm người người ngại tiếp xúc trực tiếp vì lo sợ dịch bệnh lây lan như hiện nay. Cùng với nhu cầu hướng đến sự tiện lợi, nhanh chóng và dễ dàng, những cuộc họp online thông qua các phần mềm họp trực tuyến nên được ứng dụng để rút ngắn thời gian, tiết kiệm chi phí và công sức.

1. Google Hangouts Meet là gì?

Hangouts Meet là gì

Google Hangouts Meet cho phép tổ chức những cuộc họp trực tuyến qua mạng internet.

Google Hangouts Meet (hay còn được biết đến với các tên gọi khác như Google Meet, Google Hangouts, Hangouts Meet) là phần mềm họp trực tuyến cho phép người dùng tổ chức các cuộc họp, hội thảo từ xa được phát triển bởi Google, nhằm phục vụ đối tượng là các doanh nghiệp. Ngoài tính năng chat, gọi điện thoại, gọi video, phần mềm Google Hangouts Meet còn cập nhật thêm nhiều tính năng mới như:

  • Cho phép chia sẻ link để nhiều người cùng tham gia vào cuộc họp mà không cần tài khoản.
  • Có thể gọi khi đang di chuyển bằng thiết bị di động.
  • Số lượng người tham gia tối đa lên đến 100 người và không giới hạn thời gian cuộc gọi (ở nền tảng Hangout cũ chỉ có 25 người tham gia).
  • Dễ dàng lên lịch các cuộc họp trên Google Hangouts Meet và chia sẻ với những người khác.

Với những tính năng nổi bật trên, Google Hangouts Meet thích hợp để phục vụ cho các hoạt động tổ chức hội thảo, cuộc họp trong doanh nghiệp hơn là dùng để liên lạc giữa các cá nhân.

2. Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng Google Hangouts Meet?

Không phải lúc nào một cuộc họp truyền thống tại văn phòng cũng là giải pháp tối ưu và hữu hiệu nhất cho doanh nghiệp. Sẽ có những trường hợp bắt buộc bạn không thể đến trực tiếp để tham gia vào cuộc họp như đi công tác, những công việc gấp cần giải quyết ngay, hoặc những trường hợp bị hạn chế ra ngoài, tiếp xúc trực tiếp với người khác như bản thân đau ốm, dịch bệnh… Lúc này, hình thức họp trực tuyến qua Google Meet giúp bạn kết nối nhanh, không bỏ lỡ những thông tin quan trọng, xử lý kịp thời các vấn đề đang cần giải quyết gấp rút.

Ngoài ra, phần mềm họp trực tuyến Google Hangouts Meet còn mang lại nhiều lợi ích như:

  • Tính tiện lợi: không cần bất kỳ tài khoản Gmail hay G Suite bạn vẫn kết nối được với cuộc họp thông qua liên kết được gửi từ người tạo một cách nhanh chóng và đơn giản. Đây được xem là một ưu điểm nổi bật của Google Hangouts Meet so với các phần mềm họp online khác. Bên cạnh đó, Google Meet còn hỗ trợ trên nền tảng di động thông qua app nên ở bất kỳ đâu bạn cũng dễ dàng tham gia vào cuộc họp qua điện thoại hoặc máy tính bảng.
  • Tiết kiệm chi phí: để tổ chức một buổi hội thảo hoặc một cuộc họp với số lượng nhân viên lớn bạn cần thuê một địa điểm phù hợp, chưa kể các chi phí như nhân viên phục vụ, đồ ăn, nước uống, di chuyển… chiếm một khoản tiền khá lớn. Thông qua công cụ họp trực tuyến Google Hangouts Meet tất cả chi phí trên được tiết kiệm ở mức tối đa, bởi chỉ cần một thiết bị kết nối mạng là bạn đã liên hệ được mọi người.
  • Tiết kiệm thời gian: với những cuộc họp ngắn, có nội dung đơn giản giữa đối tác hay những người trong doanh nghiệp nhưng làm việc ở nhiều chi nhánh, khi tổ chức trực tiếp sẽ rất lãng phí thời gian. Bởi đôi khi thời gian để di chuyển qua lại giữa hai bên còn nhiều hơn thời gian họp, do đó giải pháp sử dụng phần mềm Google Hangouts Meet là cực kỳ hợp lý.

Với xu hướng tối ưu quá trình, tiết kiệm thời gian, chi phí thì những cuộc họp trực tuyến trên Google Hangouts Meet là sự lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp.

3. Hướng dẫn cách sử dụng Google Hangouts Meet

Để tự tạo được cuộc họp trên Google Hangouts Meet bạn cần có tài khoản G Suite. Nếu chưa có hãy đăng ký trước khi bắt đầu nhé!

Lưu ý: Khi đăng ký tài khoản G Suite bạn chỉ được sử dụng miễn phí trong vòng 14 ngày, sau đó sẽ tính phí theo bảng giá dưới đây:

Bảng giá tài khoản G Suite để sử dụng Hangouts Meet

Bảng giá tài khoản G Suite.

3.1 Cách tạo phòng họp trực tuyến qua Google Hangouts Meet

Bước 1: Truy cập vào địa chỉ: https://meet.google.com/. Sau đó nhấn vào nút “Đăng nhập” hoặc “Sign in” để vào Google Hangouts Meet.

Đăng nhập bằng tài khoản G Suit để sử dụng Hangouts Meet.

Đăng nhập bằng tài khoản G Suite để sử dụng Google Hangouts Meet.

Bước 2: Cấu hình âm thanh, camera bằng cách nhấp chọn biểu tượng có hình bánh răng.

Cấu hình âm thanh, camera trên hangouts-meet.

Cấu hình âm thanh, camera trên Google Hangouts Meet.

Khi gắn các thiết bị âm thanh hay camera vào hệ thống sẽ tự nhận và hiển thị thông báo cho bạn. Sau khi kiểm tra xong bạn nhấp vào “Done” để hoàn thành.

Thông báo về tình trạng camera, âm thanh trên Hangouts Meet.

Thông báo về tình trạng camera, âm thanh trên Google Hangouts Meet.

Bước 3: Tạo một phòng họp online mới hoặc tham gia vào cuộc họp có sẵn.

Bạn nhấp chọn mục “Join or start a meeting” để tạo hoặc tham gia vào một cuộc họp.

Tạo một cuộc họp mới trên phần mềm họp trực tuyến Hangouts Meet.

Tạo một cuộc họp mới trên Google Hangouts Meet.

Tiếp theo:

  • Nếu bạn muốn tham gia vào cuộc họp trực tuyến có sẵn hãy nhập mã cuộc họp.
  • Nếu muốn tạo cuộc họp mới hãy nhập tên cho cuộc họp.

Nhấp chọn “Continue” để tiếp tục.

Nhập tên hoặc mã cuộc họp trên Hangouts Meet

Nhập tên hoặc mã cuộc họp.

Bước 4: Để bắt đầu cuộc họp bạn chọn “Join meeting”

Bắt đầu cuộc họp trên Hangouts Meet

Bắt đầu cuộc họp với “Join Meeting”

Bước 5: Chia sẻ cuộc họp đã tạo cho những thành viên khác

Để đồng nghiệp hoặc những người liên quan có thể tham gia vào cuộc họp bạn tạo, hãy sao chép và gửi liên kết cuộc họp vừa tạo cho họ.

Mỗi cuộc họp sẽ có một địa chỉ truy cập riêng, người nhận chỉ cần click vào liên kết bạn gửi là có thể tham gia ngay vào cuộc họp.

Chia sẻ liên kết cuộc họp đã tạo trên Hangouts meet

Chia sẻ liên kết cuộc họp đã tạo.

3.2 Yêu cầu được tham gia vào cuộc họp

Bước 1: Nhấp vào liên kết được chia sẻ để tham gia vào cuộc họp.

Ví dụ: https://meet.google.com/hqg-sdio-xnv

Bước 2:

  • Nếu đã có tài khoản Google, bạn chọn “Yêu cầu tham gia” để được tham gia vào cuộc họp.

Yêu cầu tham gia vào cuộc họp có sẵn trên Hangouts meet

Yêu cầu tham gia vào cuộc họp có sẵn.

  • Nếu chưa có tài khoản Google, bạn nhập tên vào ô trống và nhấp chọn “Yêu cầu tham gia.

Yêu cầu tham gia vào cuộc họp khi chưa có tài khoản Google qua Hangouts meet

Yêu cầu tham gia vào cuộc họp khi chưa có tài khoản Google.

Bước 3: Khi yêu cầu tham được gửi đi, người tạo cuộc họp sẽ nhận được thông báo để cho phép (Admit) hoặc từ chối (Deny entry) người tham gia.

Người tạo cuộc họp trên hangouts meetcó thể cho phép hoặc từ chối người tham gia.

Người tạo cuộc họp có thể cho phép hoặc từ chối người tham gia.

3.3 Cách sử dụng tính năng thuyết trình trong cuộc họp trên Hangouts Meet

Bước 1: Chọn “Present now” ở góc cuối màn hình bên phải.

Chia sẻ tài liệu thuyết trình qua phần mềm họp trực tuyến Hangouts Meet.

Chia sẻ tài liệu thuyết trình qua Google Hangouts Meet.

Bước 2: Chọn mục cần thuyết trình, sau đó nhấn chọn “Share” để chia sẻ nội dung thuyết trình vào cuộc họp.

Lưu ý: Việc chia sẻ tài liệu thuyết trình với những người trong phòng họp sẽ thông qua màn hình máy tính. Nên bạn phải mở file tài liệu trên máy tính lên trước, sau đó chọn màn hình đang mở để chia sẻ, không phải chia sẻ trực tiếp file cho những người khác.

Chọn mục cần thuyết trình để chia sẻ lên Hangouts meet

Chọn mục cần thuyết trình để chia sẻ.

4. Kết luận

Google Hangouts Meet hay những ứng dụng họp trực tuyến khác là một trong những xu hướng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn, nhằm mục đích tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí hoặc giúp nhân viên, khách hàng giải quyết được tình huống khẩn cấp khi đau ốm, dịch bệnh, công tác xa… mà vẫn đảm bảo hiệu quả công việc. Cùng với đó, các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp cũng đang dần chuyển mình sang môi trường online để thích ứng tốt nhất với mọi tình huống. Và SEO sẽ là cầu nối giúp doanh nghiệp tiếp cận đúng khách hàng tiềm năng thông qua các công cụ tìm kiếm trực tuyến. GOBRANDING vừa giải đáp giúp bạn phần mềm họp trực tuyến Google Hangouts Meet là gì và cách sử dụng ra sao, hy vọng bạn có thể dễ dàng thực hiện theo.


Tags #meet

Ý kiến của bạn